KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
İÇİNDEKİLER
1.Giriş
2. Amaç
3. Kapsam
4.Tanımlar
5.Veri Sorumlusunun Kişisel Veri İşleme Amacı
6. Kişisel Veri İşlemenin İlkeleri
7. Kişisel Veri İşlemenin Şartları
8. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
9. Veri Sahibinin Hakları ve Başvuru Süreci
10. Verilerin Saklama Süreleri ve İmha Yöntemi
11. Verisi İşlenen Kişi Grubu ve Veri Kategorileri
12. Kişisel Verilerin Aktarılması
13. Bina ve Tesislerde Kamera İzleme Faaliyetleri
14. Yürürlük
1. Giriş
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na ve ilgili yasal düzenlemelere uyum sağlanması amacıyla, şirketimizce benimsenen ve uygulanacak olan usul ve esaslar, veri sorumlusunun aydınlatma yükümlülüğü kapsamında, işbu politika ile düzenlenmiştir.
2. Amaç
Özen Mensucat Boya Terbiye İşletmeleri A.Ş. (Özen Mensucat) olarak kişisel verilerinizin güvenliği bizler için önemli olup, korunması için özen göstermekteyiz. Amacımız, şirketimiz nezdinde işlenen kişisel verileriniz ile ilgili; kişisel verilerin işlenmesi ilkeleri, kişisel veri işleme amaç ve şartları, kişisel verilerinizin aktarımı, kişisel verilerinizin imhası ve işlenen kişisel verileriniz üzerindeki haklarınıza dair uygulama ve esasları sizlere bildirmektir.
3. Kapsam
Başta çalışanlar olmak üzere, alt işverenler, alt işveren çalışanları, tedarikçiler, tedarikçi çalışanları, iş başvuru sahipleri, stajyerler, müşteriler, üçüncü kişiler ve ziyaretçilerin, otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
4. Tanımlar
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kişisel Veri Sahibi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.
5. Veri Sorumlusunun Kişisel Veri İşleme Amacı
Özen Mensucat Kişisel Verileri aşağıdaki amaçlarla işlemektedir:
Yukarıda bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, 6698 sayılı Kanun kapsamında öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamaması halinde, ilgili işleme sürecine ilişkin Özen Mensucat tarafından veri sahiplerinden açık rıza alınır.
6. Kişisel Veri İşlemenin İlkeleri
Özen Mensucat KVKK’nın 4. maddesi uyarınca aşağıda sayılan ilke ve esaslar çerçevesinde kişisel veri işleme faaliyetlerini gerçekleştirmektedir.
7. Kişisel Veri İşlemenin Şartları
Toplanan kişisel verilerinizin neler olduğu; Özen Mensucat tarafından verilen hizmet, ürün ya da ticari faaliyete veya tarafınızla aramızda kurulan sözleşme içeriğine bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, fabrika, ofisler, depo, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilmektedir.
Toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir. Buna göre kişisel verileriniz; Özen Mensucat ile tarafınız arasında sözleşme kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması ve taraflarınıza ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması veya kanunlarda açıkça öngörülmesi, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması ya da ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması veyahut bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması ya da ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebeplerinden biri ile işlenecektir.
Ayrıca,
İşlenen kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.
8. Kişisel Verilerin Güvenliğinin Sağlanması
Şirketimizin faaliyeti çerçevesinde işlediğimiz kişisel verilerinizin, KVKK ve ilgili mevzuata uygun olarak muhafaza edilmesi; güvenliğinin sağlanması için gerekli görülen teknik ve idari tedbirleri, gerekli teknolojik alt yapı çerçevesinde yerine getiriyoruz. Bu doğrultuda veri ihlali, yetkisiz erişim, veri kaybı, verilerin izinsiz değiştirilmesi ve tehditlere karşı önlem alarak gerekli denetimleri gerçekleştiriyoruz. Bu kapsamda; mevcut risk ve tehditleri tespit ediyor, çalışanlarımızı eğiterek farkındalık çalışmaları gerçekleştiriyor, kişisel veri güvenliğine ilişkin politika ve ilkeleri belirliyor, kişisel veri minimizasyonunu sağlıyor, veri işleyenler ile gerekli gizlilik sözleşmelerini oluşturuyor; siber güvenliğin sağlanması amacıyla güvenlik duvarı ve güncel anti-virüs programları kullanıyor, mevcut yazılım ve donanımlarımızı yapılandırıyor, yazılım güncellemelerini ve denetimlerini gerçekleştiriyor; kişisel veri içeren fiziki ve elektronik ortamların güvenliğini sağlıyor, anahtar yönetimi, erişim logları, kullanıcı hesap yönetimi, sızma denetimi ve şifreleme yöntemleriyle veri güvenliğinizin yetkisiz kişilerce ihlal edilmesini önlemek adına gerekli tedbirleri alıyoruz.
9. Veri Sahibinin Hakları ve Başvuru Süreci
ÖZEN MENSUCAT ’ın işbu politikasında belirtilen amaçlar ile kişisel verilerin işlenme yöntemleri kapsamında şirketle paylaşılan kişisel veriler hakkında 6698 sayılı Kanun’un 11 inci maddesine göre sahip olunan haklar aşağıda sayılmaktadır:
Yukarıda sayılan hakları kullanmak için http://www.ozenmensucat.com.tr web sitemizde yer alan "Başvuru Formu" ve bu formda belirtilen yöntemleri kullanarak şirketimizle irtibata geçilebilir.
Kişisel veri sahibinin, yukarıda yer alan başvuruya uygun olarak iletilen talepleri ÖZEN MENSUCAT tarafından talebin niteliğine göre en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.
10. Verilerin Saklama Süreleri ve İmha Yöntemi
Şirketimizin faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, işlenme amacı çerçevesinde ve bu amacı sağlamak için gerekli olan süreler boyunca; ilgili mevzuat çerçevesinde öngörülen saklama süresince saklanır. İşlevini yitiren, saklama süresi dolan, mevzuat çerçevesinde mümkün olması halinde veri sahibince imha edilmesi istenen veriler, KVKK madde 7’de sayılan kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak imha edilir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.
Kamera izleme ile ilgili tutulan kayıtlar 3 ay da bir silinmektedir.
11. Verisi İşlenen Kişi Grubu ve Veri Kategorileri
ÖZEN MENSUCAT tarafından işbu politika kapsamında aşağıda sıralanan kişilerin verileri işlenmektedir. Bunlar şirket çalışanları, iş başvuru sahipleri, stajyerler, tedarikçiler, tedarikçi çalışanları, alt işverenler, alt işveren çalışanları, müşteriler, üçüncü kişiler ve ziyaretçiler gibi gerçek kişilerdir.
Özen Mensucat, 4857 sayılı İş Kanunu’na göre, bir iş sözleşmesine dayanarak çalışan ve iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen kişilerin; kimlik, iletişim, aile ve yakınlık, adli sicil, görsel, eğitim, ikametgah, finans, özlük ve sağlık verilerini işlemektedir. 4857 sayılı Kanun kapsamında asıl işin bir bölümünde ya da yardımcı işlerinde iş alan alt işverenlerin istihdam ettiği gerçek kişiler ile hizmet tedariki maksadıyla tedarikçi sözleşmesi imzalanan tedarikçilerin istihdam ettiği çalışanlarının; kimlik, iletişim, adli sicil, görsel, ikametgah, finans, özlük ve sağlık bilgilerini, alt işveren ve tedarikçilerin; kimlik, iletişim, görsel, imza ve finans bilgilerini, 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu kapsamında staj yapan gerçek kişilerin; kimlik, iletişim, adli sicil, görsel, finans, özlük ve sağlık bilgilerini, herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini şirketimizin incelemesine açmış olan çalışan adaylarının; kimlik, iletişim, eğitim, ikametgah bilgilerini, ticari ilişki içinde bulunduğu müşterilerinin, kimlik, iletişim ve finans bilgilerini, iş bu politika kapsamına girmeyen aile bireyleri, yakınlar ve eski çalışanlar gibi üçüncü kişilerin; kimlik bilgilerini, şirketin sahip olduğu fiziki yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan ziyaretçi konumundaki gerçek kişilerin; kimlik ve görsel bilgilerini işlemektedir.
121. Kişisel Verilerin Aktarılması
Özen Mensucat, 6698 sayılı Kanun’un 8 ve 9 uncu maddelerinde belirtilen hallerde kişisel veri aktarımı yapmaktadır. Bunların dışında, herhangi bir şekilde 3. şahıs ya da tüzel kişilerle kişisel veri paylaşılmamakta veya faaliyet dışı hiçbir nedenle ticari amaçla kullanmamaktadır.
Özen Mensucat bu politika kapsamında işlediği kişisel verileri yurtdışına aktarmamaktadır.
Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili yasal düzenlemeler öncelikle uygulanmaktadır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda Özen Mensucat, yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir.
İşbu politikada yeni yasal düzenlemeler ve şirket politikası doğrultusunda değişiklik veya güncellemeler yapabilir. Tüm bu değişiklik ve güncellemeleri yansıtan yeni politika metni ilgili kişilere web sitesi üzerinden duyurulur.
13. Bina ve Tesislerde Kamera İzleme Faaliyetleri
Özen Mensucat kamera izleme faaliyetleri, şirketin güvenliği ile diğer kişilerin sağlık ve güvenliğini sağlamak amacıyla yapılmaktadır. Özen Mensucat tarafından yürütülen kamera ile izleme faaliyetleri konusunda veri sahipleri; 6698 sayılı Kanun’un 10’ uncu maddesine uygun olarak aydınlatılmaktadır. Kamera kayıtları yetkili kişi, kurum ya da kuruluşlar dışında kimseyle paylaşılmamaktadır.
14. Yürürlük
Özen Mensucat tarafından uygulanacak olan iş bu politika 24/12/2019 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
ÖZEN MENSUCAT BOYA TERBİYE İŞLETMELERİ A.Ş.
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA AYDINLATMA METNİ
Özen Mensucat Boya Terbiye İşletmeleri A.Ş. ( bundan sonra Özen Mensucat olarak anılacaktır) olarak kişisel verilerinizin güvenliği bizler için önemli olup, korunması için özen göstermekteyiz. Özen Mensucat Veri Sorumlusu sıfatıyla 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10 uncu maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ’e uygun bir biçimde, kişisel verilerin elde edilmesi aşamasında veri sahiplerinin bilgilendirilmesini sağlamak amacıyla gerekli süreçleri yürütmektedir.
Özen Mensucat, şirket çalışanları başta olmak üzere; iş başvuru sahipleri, stajyerler, tedarikçi çalışanları, alt işverenler, alt işveren çalışanları, müşteri çalışanları, vasi ve ziyaretçiler gibi gerçek kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlediği kişisel verilerini; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel; belirli, açık ve meşru amaçlar güderek; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemekte, bu kapsamda bütün idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Veri Sorumlusu olarak, KVK Kanunu kapsamında bütün sorumluluklarımızı aşağıdaki şekilde yerine getirmekteyiz.
A) Kişisel Verileriniz Hangi Amaçlarla Toplanmakta ve İşlenmektedir?
Toplanan kişisel verileriniz, KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde; ticari ve kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin yürütülmesi, Özen Mensucat birimlerinin bu kapsamda yaptığı çalışma proje ve işlemlerin gerçekleştirilmesi, bu faaliyetlerin yapılabilmesi için iş ilişkisi içerisinde girilen 3. gerçek veya tüzel kişilere bilgi temini sağlanması, tedarikçi ve alt işverenlerle olan ilişkilerin yönetimi, personel temin süreçlerinin yürütülmesi, iç denetim faaliyetleri ve hukuk işlemlerinin icrası, kurumsal yönetim ve iletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, talep ve şikâyet yönetimi, yetkili kişi ya da kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi, ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi amacıyla işlemektedir. Bu amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetleri sırasında, 6698 sayılı Kanunda öngörülen şartlardan herhangi birini karşılamaması halinde, veri sahiplerinden açık rıza alınmaktadır.
B) Özen Mensucat Bünyesinde Bulundurulan Kişisel Verileriniz Kimlerle ve Hangi Amaçlarla Paylaşılmaktadır?
Özen Mensucat, 6698 sayılı Kanun’un 8 inci maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun olarak ve gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin genel ve özel nitelikli kişisel verilerini yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara aktarmaktadır. Özen Mensucat, yurtdışına kişisel veri aktarmamaktadır. Bunların dışında, herhangi bir şekilde 3. şahıs ya da tüzel kişilerle paylaşılmamakta, faaliyet dışı hiçbir nedenle ticari amaçla kullanılmamakta ve de satılmamaktadır.
C) Kişisel Verileriniz Hangi Yöntemler İle Toplanmaktadır ve Toplanmasındaki Yasal Dayanak Nedir?
Kişisel verileriniz, her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda, Özen Mensucat’ın sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin (A) ve (B) başlıklı bölümlerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.
D) Kişisel Veri Sahiplerinin KVK Kanunu kapsamında Hakları Nelerdir?
Kişisel veri sahipleri olarak, 6698 sayılı Kanun’un 11 inci maddesine göre, haklarınıza ilişkin taleplerinizi, işbu Aydınlatma Metni’ nde belirtildiği şekilde Özen Mensucat’ a iletmeniz talebinize ilişkin en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak dönüş sağlanacaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Özen Mensucat tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır. Bu kapsamda kişisel veri sahibi olarak;
• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVK Kanunu’nun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde, kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi;
www.ozenmensucat.com.tr adresindeki formu doldurarak, “Çerkezköy Organize Sanayi Bölgesi Karaağaç Mahallesi 13. Sokak No:6 Kapaklı/TEKİRDAĞ” adresine bizzat getirebilir veya noter kanalı ile gönderebilir ya da formun imzalı bir nüshasını [email protected] adresine güvenli elektronik imzalı olarak kayıtlı elektronik posta adresinizden iletebilirsiniz.
Kamuoyunun bilgisine sunulur.
Saygılarımızla,
